“회의 때 부탁하신 보고서 초안을 보냅니다”

 

 

2009.06.16 690호(p86~87)

[영어, 이제는 Writing이다!]

“회의 때 부탁하신 보고서 초안을 보냅니다”

비즈니스 e메일의 기능 중 하나는, 비즈니스 상 만남과 만남을 이어주는 연결고리라는 점이다. 가벼운 회의든 장시간의 협상 미팅이든 만남을 가진 뒤 e메일로 서로 나눴던 사항을 요약해 주고받는 것이 좋다. 구두로 합의한 사항도 다음 만남에서 잊는 경우가 빈번하고 말을 바꾸는 일도 있기 때문이다. 따라서 회의 내용을 e메일에 남겨놓으면 오해를 줄일 수 있고 다음 만남까지 자연스럽게 교류할 수 있다. 회의에서 미처 다루지 못한 보고서나 관련 자료를 첨부해 보내는 것도 효과적이다. 이번 주에는 회의 내용을 확인하는 e메일 작성법을 살펴보자. [Case 1]박한길 씨는 어제 회의에서 만난 제임스 티모시 씨에게 e메일로 회의에서 요구받은 보고서를 첨부해 보내려고 한다. 또한 견적 건의 담당자 연락처도 전달해 직접 연락하도록 배려하려 한다. Subject : Meeting Report Dear Mr. James Timothy, It was a great pleasure to be able to meet with you in person. I hope yesterday’s meeting was productive. We surely had many details discussed yesterday. In response to your request at the meeting, I am sending you a draft version of our report. Will you check with me on whether or not you agree to details outlined in the report? Also let me know if we are on the right track regarding the suggestions you had last time. I have also attached the preliminary quotation which Sena Kim provided. Please check directly with Sena (senakim@dvp.com) to verify the calculations or to make any changes if needed. We will catch up from where we left off in our next meeting. Sincerely, Hangil Park 제목 : 회의 보고서 제임스 티모시 씨, 직접 만나뵙게 되어 기뻤습니다. 어제 회의가 생산적이었기를 바랍니다. 어제는 정말 많은 내용을 다룰 수 있었지요. 회의 때 부탁하신 내용에 관해 보고서 초안을 보내드립니다. 보고서의 상세 내용에 관해 동의하시는지 저에게 알려주시기 바랍니다. 지난번에 언급하신 제안에 관련해 저희 쪽이 제대로 이해하고 있는지도 말씀해주세요. 김세나 씨가 준비한 잠정견적서도 첨부해 드립니다. 세나(senakim@dvp.com) 씨와 직접 계산을 확인하고 필요사항을 변경하셔도 됩니다. 다음번 회의는 지난 회의에서 마무리 짓지 못한 사항부터 시작하지요. 박한길 드림 ▶ 주요 단어 productive 생산적인                   quotation 견적서 draft version 초안                   verify 확인하다, 증명하다 preliminary 사전의, 예비의       to leave off 남기다 in response to ~에 관련해, 관해 to be on the right track 올바른 방향에 있다, 잘 진행되다 to catch up 따라잡다, ~부터 시작하다

회의 내용을 확인시키는 e메일에서 자주 사용되는 표현을 학습해보자. ● 직접 만난 직후 쓰는 follow-up e메일은 만남에 대한 언급으로 시작한다. It was a great pleasure to be able to meet with you in person. 직접 만나뵙게 되어 기뻤습니다. It was nice to have such a productive meeting with you yesterday. 어제 무척 생산적인 회의를 하게 돼서 좋았습니다. I was honored to be your company at the banquet. 만찬에서 동석자가 돼서 영광이었습니다. ● 상대가 부탁한 내용이 있는 경우 피드백을 준다. In response to your request at the meeting, I am sending you a draft version of our report. 회의 때 부탁하신 내용에 관해 보고서 초안을 보내드립니다. With respect to your request, we have found some articles as attached. 부탁하신 것과 관련해 저희가 찾은 기사를 첨부해 드립니다. Regarding your question about staffing, I am sending a list of our engineers. 인력 계획에 관한 질문과 관련해 저희의 엔지니어 리스트를 보내드립니다. As for your request on references, I am sending you additional references for this project. 부탁하신 자료에 관해 이 프로젝트와 관련된 추가 자료를 보내드립니다. ● 상대방의 견해를 다시 확인한다. Also let me know if we are on the right track regarding the suggestions you had last time. 지난번에 언급하신 제안에 관련해 저희 쪽이 제대로 이해하고 있는지도 말씀해주세요. I hope I have answered your question all right. 질문에 대해 잘 답변해드렸기를 바랍니다. I wonder whether we are on the right track regarding Clause Eight. 8조항에 관해 우리가 올바른 방향에 있는지 모르겠습니다. Your confirmation of the report will be appreciated. 보고서의 내용을 확인해주시면 감사하겠습니다. ● 첨부된 사항에 대한 간단한 설명을 포함한다. I have also attached the preliminary quotation which Sena Kim provided. 김세나 씨가 준비한 잠정견적서도 첨부해 드립니다. I have attached the meeting minutes. 회의록을 첨부했습니다. I have added a few websites for your information. 참고하시라고 몇 개의 사이트를 넣었습니다. I have attached the presentation ppt file as you requested. 부탁하신 대로 프레젠테이션 ppt 파일을 첨부해 보냅니다.

● 다음 회의에 관한 언급을 하며 마무리 짓는다. We will catch up from where we left off in our next meeting. 다음번 회의는 지난 회의에서 마무리 짓지 못한 사항부터 시작하지요. Why don’t we continue the discussion in the next conference call? 토론은 다음 화상 회의 때 계속하면 어떨까요? We might as well discuss the undecided matter in the next meeting. 미결된 사항은 다음 회의 때 논의하는 것이 좋겠습니다. Let’s start from the matters yet to be settled in the next meeting. 다음 회의 때 미결된 사항부터 다시 시작하겠습니다. e메일을 마무리할 때는 별도의 인사 없이 Sincerely, Yours truly 등 격식 있는 표현을 쓰면 된다. 자주 연락하고 지내는 사이라면 좀더 캐주얼한 표현으로 Best, Regards 등을 써도 무방하다. [Case 2]추가 자료를 웹하드나 다른 홈페이지에서 다운로드 받도록 안내하는 내용의 e메일을 작성한다. Subject : Minutes Dear Mr. Suzuki It was a great pleasure to be able to meet with you in person. I hope the meeting was productive. I have drawn up and am sending the minutes from last meeting for your information. Please check them and let me know if you have any questions. All other references and presentation materials can be downloaded from the webhard (www.webhard.co.kr). The login ID is ‘jmcorp’ and the password is ‘9285’. Last but not least, please make sure all meeting contents are kept strictly confidential. Best Regards, Miran Song 제목 : 회의록 스즈키 씨 직접 만나뵙게 되어 정말 좋았습니다. 알찬 회의였기를 바랍니다. 참고하시라고 지난 회의의 회의록을 작성해 보내드립니다. 확인해보시고 질문이 있으면 알려주시길 바랍니다. 다른 정보와 프레젠테이션 자료는 웹하드(www.webhard.co.kr)에서 내려받아 보실 수 있습니다. 저희 ID는 jmcorp, 비밀번호는 9285입니다. 마지막으로 중요한 것인데, 모든 회의 내용을 극비로 해주십시오. 송미란 배상 이지윤 EBS-FM 라디오 ‘운이 트이는 영어’ 진행자 jiyoon0623@hanmail.net    (끝)