회의나 미팅 팁! 시작 시간만 잘 지키면 된다!

 

 

회의는 꼭 정해진 시간만큼 할 필요 없습니다 — “생각보다 빨리 끝내도 좋은 회의”가 진짜 잘된 회의입니다
안녕하세요, 줄리아나리앤파트너스(Juliana Lee & Partners, JL&P)입니다.

“시간 남았으니까 뭐라도 더 이야기하죠?” 혹시 회의에서 이런 말을 들어본 적 있으신가요? 혹은 회의를 일찍 끝내면 어색하고, 뭔가 부족한 느낌이 들어 일부러 시간을 채워본 경험은요?

줄리아나리앤파트너스에서는 이렇게 생각합니다. 회의는 빠르게 끝나도 괜찮습니다. 아니, 오히려 ‘빨리 끝나는 회의’가 좋은 회의일 때가 많습니다. 그 이유, 지금부터 네 가지 관점에서 정리해보겠습니다.

1. 회의 참석자에게는 ‘인센티브’이자 ‘신뢰 포인트’가 된다

 

회의가 일찍 끝날 수 있다는 건 모든 참석자에게 무언의 메시지를 줍니다. → “집중하고 준비 잘하면 더 빨리 끝낼 수 있다.”
그렇게 되면 자연스럽게 회의 집중도가 높아지고, 사전 자료 검토나 준비가 강화됩니다. 반대로, 무조건 정해진 시간만큼 회의를 한다면? → 집중하든 말든 결과는 똑같기 때문에, 동기부여가 사라질 수밖에 없습니다.

하지만 여기서 중요한 점은, "단순히 회의를 짧게 끝내는 것"이 목적이 아니라는 것입니다. 회의를 일찍 끝낸다는 것은 단지 ‘시간을 줄이자’가 아니라, 모두가 준비를 잘했기 때문에 더 이상 추가로 소모할 시간이 없다는 ‘결과’로서의 의미입니다. 때문에 잘 준비된 회의의 자연스러운 마무리는 오히려 더 큰 집중력과 성과를 의미합니다.

 이는 파트너스 혹은 고객과의 미팅도 마찬가지입니다. 고객이 자료를 잘 준비해왔다면, 그에 대한 최고의 피드백은 ‘일찍 마무리되는 회의’일 수 있습니다. 저희 JL&P에서도 고객이 발표 자료나 피칭 스크립트를 잘 준비해 오셨을 때, 그 시간을 추가 피드백이나 추가 질의응답에 더 많이 씁니다. 그렇게 하면 오히려 만족도는 더 높아지고, 신뢰도도 올라갑니다.

2. 회의 리더에게는 여유와 적극적 참여 유도의 기회

회의를 일찍 마무리하면 남은 시간은 리더의 무기입니다. 그동안 미처 듣지 못했던 의견을 묻거나, 자유롭게 아이디어를 제안받을 수 있는  “열린 시간”이 되죠.

예를 들어 1시간 회의라면
• 30분은 본안 내용
• 25분은 질문응답이나 다른 이들의 의견 들어보기
• 마지막 5분은 긍정적인 피드백
이런 식의 구조가 훨씬 생산적인 회의가 될 수 있습니다. 특히, 이 마지막 부분에 대해 추가적으로 좀 더 설명을 드리겠습니다.

3. 마지막은 칭찬과 피드백으로 꼭 마무리
잘된 점을 짚어주는 ‘인정의 시간’은 사소하지만 강력한 마무리입니다. 특히 스타트업처럼 바쁜 환경일수록, 긍정적인 피드백은 너무 쉽게 생략되곤 합니다.

그러나 회의 끝에
“이번 발표자료 정말 깔끔했어요.”
“자료 정리 너무 잘되어서 빠르게 논의가 끝났네요.”
별 거 아니고 뭔가 말하기 어색한 이런 한마디가 구성원의 자신감, 팀의 유대감을 높이는 데 중요한 역할을 합니다. 여기에 더불어, 이게 괜히 하는 말이 아니라는 것을 보여주기 위해 각 개인이 준비해 온 것에 대한 피드백이 구체적일수록 추가 보너스가 들어가겠죠? 이렇게 개별맞춤된 피드백을 줄 수 있는 것도 통찰력이 필요한 나름 중요한 역량이자 스킬입니다.

마무리 
‘여유 시간’은 스타트업에게는 생명선이나 다름없기도 합니다. 빠듯한 미팅 스케줄 사이, 예상보다 일찍 끝난 회의는 숨 쉴 틈을 만들어주는 쿠션입니다. 특히 외부 파트너와 미팅을 자주 잡는 스타트업이라면, 회의를 효율적으로 마무리하는 습관이 곧 체력과 시간의 절약으로 이어집니다.

딱 할 말 다 했으면, 일찍 끝내는 게 최고의 회의! 일찍 끝내면 뭔가 어색하거나 파트너사 (혹은, 고객에게) 실례가 될 것 같다고 해서 불필요한 시간 끌기를 하는 것도 딱히 좋은 습관은 아닙니다. 오히려 핵심을 정확히 전달하고 상대가 잘 준비해왔다면 그만큼 빠르게 마무리하면서 존중을 표현하세요.

그 시간은 덤이 아니라, 신뢰와 효율을 만들어내는 ‘보너스’입니다!
줄리아나리앤파트너스는 내부적이든 외부적이든 시작 시간 외에는 시계를 쳐다보지 않는 회의를 하고 있습니다. 회의를 주도하는 위치에 계신 분, 혹은 클라이언트와 미팅이 있는 직원 분들도 다음 회의 때 이 팁을 한 번 활용해보세요!
감사합니다.

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