지피지기면 백전백승이라: 청중을 분석하여 공감대를 형성하라
청중과 발표자는 한 배를 타야 합니다. 즉 주제에 대해 같은 생각을 가지며 공감대를 형성해야 하죠. 발표자는 발표 초반에 그들의 관심을 100% 받을 수 있어야 본문에서 결론까지 청중을 설득하고 이해시켜나갈 수 있습니다. 지피지기면 백전백승이라고 했습니다. 내가 설득하고 이해시켜야 하는 대상이 누구인지도 모르면서 진행하는 프레젠테이션은 이미 절반의 실패를 각오하고 덤벼드는 것이나 다름 없습니다. 똑 같은 이야기도 그 대상이 누구냐에 따라 화법과 전달 방법은 달라질 수 밖에 없습니다. 친구나 이성, 혹은 가족, 동료에게 말할 때 우리의 말투나 화법이 달라지는 것처럼요. 따라서 청중의 특성을 파악하지 않은 상태에서 진행하는 프레젠테이션은 너무나 무모하고 어느 정도의 실패를 감수하는 프레젠테이션이라고 할 수 있습니다. 하지 않느니만 못한 거죠.
발표자는 프레젠테이션을 시작하기에 앞서 내가 설득해야 할 사람이 누구인지, 그들이 무엇을 기대하는지, 무엇을 알고 무엇을 모르는지, 어떤 커뮤니케이션 스타일을 선호하는지를 사전 조사할 필요가 있습니다. 이런 기본적인 내용도 모른 채 성공적인 발표를 기대할 수는 없습니다. 자신의 발표 대상인 청중의 특성을 미리 파악하여 그에 걸맞는 방법으로 그들의 관심을 오프닝에 장악한다면 나머지 파트는 쉽게 따라올 것입니다. 따라서 여기에서는 다섯가지로 청중을 분류하여 그 각각의 유형이 가지고 있는 특성을 토대로 각자의 프레젠테이션의 청중 층을 분석해 보도록 합시다.
1. 내향적인 스타일
가장 많은 부류의 청중으로 수줍음을 많이 타고 조용한 그룹입니다. 비전문가층이기도 하여 발표자보다 발표 내용에 관한 지식이 적은 사람이 대부분입니다. 조용히 앉아 발표를 수동적으로 듣기를 선호하지요. 이런 부류의 청중에게는 초반부터 너무 부담을 주어서는 안됩니다. 쉬운 질문으로 시작하여 점차 가까워지도록 합니다.
2. 사회적인 스타일
조직내의 관계를 중요시하는 청중으로 주로 회사 내 동료나 학교의 경우 같은 과 동기생들로 구성되어 있습니다. 의사 결정에서 다수가 만족하는 결과로 유도되기를 노력하고 상황 파악 전까지는 자기 의견을 먼저 발표하지 않습니다. 이런 부류의 청중은 조화나 협동 등을 중요시하므로 너무 튀거나 비판적인 접근 방식은 피하세요.
3. 공격적인 스타일
항상 나서기 좋아하고 비판적이며 무엇이든 과시하며 끼어들기 좋아하는 그룹입니다. 이익 단체나 로비스트 그룹 등이 이에 속하며 자기 의견이 분명하여 간혹 통제가 불가능할 정도의 저돌성을 보이기도 합니다. 한 두 사람이 너무 튀거나 오래도록 계속 말하는 경우도 있으므로 경우에 따라 발언권을 제한해야 할 수도 있습니다.
4. 직선적인 스타일
주로 고위 간부, 전문가, 의사 결정권자가 많습니다. 바쁘고, 성격이 급하고, 시간 낭비를 싫어하는 스타일로 정곡을 찌르는 간단하고 직접적인 발표 접근을 선호합니다. 이런 그룹의 청중에게는 장황한 설명은 금물이며 대신 짧고 간략하게 증거 자료 등을 사용하여 어필하세요.
5. 분석적인 스타일
주로 재무, 회계, 엔지니어링, 조사업계, IT 등의 전문가 그룹입니다. 숫자나 프로세스를 굉장히 중요시하므로 발표자가 준비를 잘 해왔는지 꼼꼼히 따져보는 스타일입니다. 따라서 세부 사항에 신경을 써야 하고 많은 분석 과정을 거쳤다는 사실을 인용 자료, 증빙 자료 등으로 보여주는 것이 효과적입니다.